Recenze fakturačního nástroje BitFaktura

Hledáte pomocníka s tvorbou faktur? V rámci testu fakturačních nástrojů jsme systém BitFaktury detailně otestovali a přinášíme vám zhodnocení, v čem uspěl a jaké jsou naopak jeho slabé stránky.

Cena a tarify – 7/10

Fakturační nástroj BitFaktura nabízí 4 placené programy; Start, Standard, Pro a Pro Plus. Vzájemně se odlišují cenou, nabízenými funkcemi a také počtem uživatelů, kteří mohou fakturační nástroj obsluhovat (1/3/5/10) i počtem firem, které lze pod jedním účtem spravovat (1/3/neomezeně pro dva nejdražší tarify).

Nejlevnější účet neumožňuje obsluhovat sklad, zatímco ve Standard tarifu můžete mít sklady 3 a u dražších programů dokonce neomezený počet. Start tarif je dále omezený absencí pravidelných automatických faktur a exportem do účetního programu. Rovněž neumí tvorby EAN kódů / tisk etiket a bohužel ani import plateb z banky. To Standard sice zvládne, ale ani on stále nepodporuje automatické propojení s bankou a musíte vyexportovaná bankovní data sami nahrávat.

Výsadou dvou nejdražších tarifů jsou pak automatické platby nebo vlastní doména. Nejdražší Pro Plus se kromě limitů uživatelů odlišuje také nastavením přístupu z vybrané IP adresy pro větší bezpečnost. Jinak se ale neliší. Cenově proto podle nás pro velkou část uživatelů ani nevyplatí přecházet z i tak plnohodnotného Pro na Pro Plus.

Pokud bychom měli porovnat BitFakturu s ostatními fakturačními programy na trhu, vyjde vás tento systém cenově poměrně dobře a je výhodnější než většina konkurence. Málokdy se u nejlevnějšího tarifu dostanete pod 100 Kč. Natož tak výrazně jako u BitFaktury. Avšak funkce jsou v nejnižší cenové hladině hodně osekané, byť pro nenáročného freelancera nebo mikro podnikatele, kterému nevadí dělat většinu věcí manuálně, bude program Start vyhovující. Zároveň i nejdražší tarify vycházejí levněji, než je běžné.

Vybraný tarif můžete kdykoliv změnit na vyšší nebo nižší. Ovšem ne tak snadno jako u ostatních společností, kde stačí kliknout na tlačítko a zaplatit. Budete-li v průběhu zaplaceného předplatného potřebovat upgrade, bude nutné e-mailem nebo telefonicky kontaktovat zákaznickou podporu.

Pořízení tarifu Start a Standard je možné na 1 až 4 roky. Menší třeba měsíční nebo půlroční předplatné k dispozici nejsou. Bohužel. U tarifu Pro platí to samé, jen je možné pořízení rovnou na 5 let. Jediný Pro Plus pořídíte i na kratší dobu 6 měsíců. Platit lze přes Go Pay, PayPal nebo převodem.

Na čím delší období si BitFakturu předplatíte, tím větší slevu získáte. Roční předplatné nabídne slevu 5 % (byť u levnějších tarifů těžko říct ve srovnání s jakou částkou, když nižší období zakoupit ani nelze). U dvou let předplatného se pak můžete těšit na 10 %, u tří let na 15 %, u čtyř let na 20 % a pětileté pořízení fakturačního nástroje vás vyjde levněji o 25 %. Takové slevy rozhodně nejsou málo. Vedle celkově nízké pořizovací ceny tak můžete ještě ušetřit s dlouhodobým předplatným.

Další akcí je pak sleva po zadání kódu. Při nákupu se na stránce píše „do konce týdne sleva 20 %“. Akce je však trvalá a visí na webu Bitfaktury již značnou dobu. Zlevněná částka zůstává dlouhodobě ve stejné výši, měnit se může jen kód, kterým tuto akci aktivujete.

Ceny jsou v ceníku na webu uvedené pouze bez DPH. Finální částku s DPH uvidíte až při nákupu.

BitFaktura zdarma

Většina běžných on-line fakturačních nástrojů má free verzi založenou na omezeném počtu kontaktů. Zpravidla nemůžete fakturovat více než 5 lidem za měsíc. BitFaktura je v tomto ohledu výjimkou a svou free verzi limituje na počet vydaných faktur. Přesněji řečeno na jednu jedinou vydanou fakturu za měsíc. Co se týká funkcí, free program nepodporuje reporty a statistiky, neumí odesílat fakturu e-mailem přímo z administrace a stejně jako Start neimportuje platby z banky a neumí se s ní propojit.

Program zdarma kvůli jedné faktuře za měsíc slouží spíše pro testování, než pro plnohodnotné používání. K tomuto účelu má ale BitFaktura zkušební období na 30 dní, po které můžete testovat vše, co fakturační systém umí bez jakýchkoliv limitů.

Ovládání – 6/10

Účet na BitFaktura vytvoříte opravdu snadno. Stačí zadat e-mail a heslo a je hotovo. Žádné ověřování poštovní schránky, žádné zadávání IČ nebo osobních údajů a rozhodně žádné vyplňování platebních údajů předem. To všechno uděláte, až když budete do systému zaregistrovaní. Snadno si tak prostředí otestujete úplně nezávazně.

Jako první byste měli zamířit do nastavení účtu a zvolit si, jaké funkce chcete používat. Jejich přítomnost není automatická. Například správu skladu, pravidelné faktury, účetnictví, opravné doklady a mnoho dalšího si musíte aktivovat.  Nebudou vám v administraci překážet, pokud je neplánujete používat.

V konfiguraci účtu najdete například nastavení zaokrouhlování, výchozí podobu faktury (např. data splatnosti, DPH, měny, jazyka). Editovatelné jsou také sazby daní, jednotky položek a mnoho dalšího. V menu rovněž změníte oprávnění a zobrazování pro další uživatele. Nastavení je opravdu obsáhlé a detailní a u pokročilejších položek budete nejspíše muset číst většinu vysvětlivek. Ty jsou naštěstí přidané pomocí ikony otazníku u každého méně zřejmého řádku.

Osobně jsem při používání občas bloudila a pro vyhledání příslušeného nastavení jsem musela do nápovědy, abych zjistila, kde se daná položka nachází. Avšak při troše praxe se dá na uživatelské prostředí zvyknout a používat ho hladce bez přemýšlení. Jen není tolik intuitivní. Designově působí trošku zastarale.

Občas najdete nějaké nesrovnalosti v administraci. Například při výběru tarifu Pro Plus vám systém oznámí „Typ účtu: Max“. Nejspíš zastaralé pojmenování, které nebylo doposud změněné. Dále při vytváření účtu se systému BitFaktury příliš nelíbila koncovka e-mailu „.cz“ a navrhoval mi raději „.com“. Nakonec ale i česká adresa prošla bez potíží.

Tohoto případného návrhu na opravu se bát nemusíte. Ve všech dalších ohledech BitFaktura s českým prostředím už zásadní problém neměla. Všechny fakturační náležitosti jsou uzpůsobené pro ČR. Pokud vám nevadí, že občas narazíte na překlepy jako „vlastní kurs pro přepočet měny“ (kurz) nebo ovládací tlačítka fóra v polštině, nebude vás jazyková stránka nijak omezovat.

Přidání osobních údajů vaší firmy je možné přes nastavení nebo plynule při vytváření faktury. Stejně tak nový odběratel nebo položku faktury (zboží/službu) si uložíte manuálně i vytvořením faktury s novými údaji. Všechny položky v databázi lze samozřejmě editovat. Při vyplňování nové faktury se pak bude uložený seznam zobrazovat v našeptávači pro rychlé vyplňování.

Pro tvorbu faktury budete potřebovat jen název odběratele, zboží a jeho cenu. Vytváření faktur je velmi rychlé a se správným přednastavením vám ušetří mnoho času. Editovatelné jsou prakticky všechny prvky jako například číslo faktury, datum vystavení či místo vystavení.

Hlavní stránka administrace nabízí rychlé přístupy a záložka reportů pak základní shrnutí obratu dnes, za posledních 7 dní, za měsíc a za rok (kalendářní i 12 měsíců).

Funkce – 9/10

Vedle faktur umí BitFaktura pracovat s objednávkami, opravnými doklady, příjmovými pokladními doklady, proforma fakturami, účtenkami, cenovými nabídkami, doklady o přijaté platbě, paragony a dalšími formáty. Dokonce BitFaktura dokáže fungovat jako skladový systém.

Praktickou funkcí jsou reporty, které dokáží změřit a spočítat příjmy a výdaje. Můžete si libovolně vybrat časové období, které chcete zobrazit.

Na rozdíl od některých konkurentů BitFaktura nepodporuje export do portálu Moje Daně.

Fakturační software BitFaktura zvládá kontrolovat proplácení faktur i třídit záznamy podle uhrazení včas/po termínu nebo neuhrazení. Snadno tak najdete neproplacené faktury i problematické plátce. Také upozorňování na nutnost platby za vás BitFaktura dokáže převzít a bude upomínat klienty. Dále zvládá samostatně vystavovat automatické faktury i automatické platby pravidelně na stejné jméno a ve stejné hodnotě. Rovněž určitě oceníte, že po vystavení faktury je možné ji jedním kliknutím odeslat e-mailem zákazníkovi.

Mezi funkcemi nechybí vlastní formát číslování faktur, používání procentuálních i hodnotových slev, operace i v zahraničních měnách, převody podle různých kurzů i vlastní kurz pro přepočet, dvojjazyčné faktury a kategorizování faktur, abyste je mohli snáze filtrovat podle vlastních představ.

Milým plusem je vlastní volitelná adresa účtu. Například pro nás by byla ve formátu testado.bitfaktura.cz. BitFaktura zvládá čárové kódy ve standardu EAN-13 a umožňuje skenování výrobků a tisk etiket s čárovým kódem. Při používání účtu více uživateli může správce sledovat, co další osoby ve fakturačním systému dělají. Fakturu může podepisovat konkrétní přihlášený uživatel nebo vždy jen jedna osoba, bez ohledu na to, který uživatel doklad vystavuje.

Za zmínku stojí, že BitFaktura má zabezpečení pomocí SSL a dokonce i u nejvyššího tarifu umožňuje přístup jen z vybraných IP adres pro maximální zabezpečení.

Integrace – 8,5/10

Možnost importovat platby přímo z banky usnadní správu ne/zaplacených faktur. Podporované banky jsou mBank, Raiffeisenbank, ČSOB, Fio banka, Komerční banka, Moneta Money Bank a Česká spořitelna. BitFaktura si bude rovněž rozumět s platebními rozhraními Stripe, Braintree, GoPay i PayPal. Podporovaný je také BitPay pro platbu v kryptoměnách.

Velmi dobrou spolupráci má s účetním programem Pohoda. Všechny v systému vystavené faktury můžete do tohoto programu exportovat. Zajímavá je kooperace s aplikací Sugester (cloudový software určený pro zákaznickou podporu, CRM a správu úloh).

Co se týká e-shopů, umí BitFaktura spolupracovat se systémy Shoptet a WooCommerce.

Díky API lze snadno BitFakturu propojit s dalšími aplikacemi. Na webu najdete podrobnou dokumentaci funkcí, které API nabízí. Další je možné přidat na vyžádání. Použití tak zvládne s trochou snahy i začátečník.

Seznam dokladů lze exportovat do XLS (i s položkami faktur), do CSV, ISDOC, PDF, XML a samotné faktury uložit v PDF. Databáze zákazníků nebo produktů / služeb uložíte do XLS nebo do vCard. Naopak nahrání je možné z CSV.

Uživatelská podpora – 10/10

Zákaznickou podporu můžete kontaktovat hned několika způsoby. Přímo na webu najdete ikony pro chat nebo pro rezervaci telefonního hovoru. Zadáte své číslo a datum s časem, kdy vám má podpora zavolat. Dále můžete vyplnit kontaktní formulář nebo psát na e-mail info@bitfaktura.cz či volat na telefonní číslo +420 296 330 543. Uživatelský servis je dostupný od pondělí do pátku od 9:00 do 17:00.

Na webu bitfaktura.cz najdete blog se zajímavými informacemi a také nápovědu. Ta funguje dobře a pokaždé, když se mi nechtělo přemýšlet, kde danou věc v menu hledat, šla jsem právě do nápovědy. Také jsou v ní podrobně popsané jednotlivé funkce a jejich používání.

Velmi hezkou sekcí je podávání návrhů na vylepšení a na přidání nových funkcí. BitFaktura se díky tomu vyvíjí podle potřeb svých klientů.

Závěrečné hodnocení fakturačního nástroje BitFaktura