Ruční vytváření faktur třeba v Excelu nebo Wordu je zdlouhavé, náchylné k chybám a s růstem podnikání se rychle stává neudržitelným. Stejně tak třeba kontroly všech zaplacených faktur. Proto byly stvořené fakturační nástroje, které vám pomohou s přijatými i vydanými fakturami. My se nyní podíváme na ty nejlepší z nich a také si vysvětlíme, jak fungují a podle čeho vybírat.
Celkově nejlepší fakturační službou je iDoklad. Malým a začínajícím podnikatelům se bude líbit i levný Fakturoid.
Férové podmínky, mnoho funkcí s pokročilou automatizací, snadné ovládání a správa i mnoha vašich firem. Ačkoliv je systém dražší, nabízí mnoho slev a výhod.
Spolehlivý fakturační nástroj s širokou možností exportu, detailním nastavením a rozšiřitelností. Má ideální poměr ceny a mnoha praktických funkcí.
Mnoho pokročilých funkcí za příznivou cenu pro menší i střední firmy a podnikatel. Vyniká v integraci dalších aplikací a má i dobře použitelný free účet pro nenáročné.
Nejlepší fakturační nástroje a jejich recenze
iDoklad – nejlepší fakturační systém
- Velmi férové podmínky
- Dlouhá zkušební doba zdarma a slevy
- Mnoho firem pod jedním účtem
- Pokročilé databáze kontaktů i položek
- Velká míra automatizace
- Široké limity API dotazů
- Vyšší cena (avšak odpovídá funkcím a kvalitě)
- Kontakt dostupný až po registraci
- Nespolupracuje s platebními branami
Fakturační nástroj iDoklad patří k nejlepším na trhu, čemuž zároveň odpovídá trošku vyšší cena. Nabízí mnoho funkcí včetně pokročilých a automatizovaných vychytávek, které vám ušetří spousty času. Silnou stránkou je také tvorba databází kontaktů i produktů a jejich rychlá a chytrá správa. Ovládání je velmi přívětivé a vyznáte se v něm prakticky ihned bez návodu.
V jednom účtu můžete spravovat všechny své firmy s vlastními údaji a vlastním nastavením. Fakturační systém iDoklad se proto hodí i po velké společnosti. Začínajícím uživatelům zase udělá radost díky vzdělávání či propojení se spolehlivými účetními. Integrace s dalšími aplikacemi je dostatečná.
Na otestování máte rovnou 60 dní provozu zdarma a do 30 dní vám iDoklad vrátí peníze, pokud vám nebude systém vyhovovat. Celkově jsou podmínky velmi férové. Připravené jsou i slevy pro neziskovky, uživatele Money S3 nebo pro lidi využívající služeb spřátelených účetních.
Vyfakturuj – nejlepší poměr cena X výkon
- Dobrý poměr cena X funkce
- Detailní nastavení pro každý kontakt
- Široká podpora exportu v různých formátech
- Mnoho automatických nástrojů
- Dostatečné a rozšiřitelné limity pro API a počet firem
- Fakturované položky nelze přidat během tvorby faktur
- Neumí vyhledávat pomocí jména (jen IČ)
On-line fakturační nástroj Vyfakturuj nabízí ideální kompromis ceny a vysoké kvality. Má mnoho funkcí i možností automatizace úkonů a také detailní nastavení, se kterým si každý prvek přizpůsobíte svým potřebám. Pod jedním účtem lze spravovat až 3 firmy (+ za příplatek možno rozšířit) a přidat pro správu až 10 uživatelů.
Vysoká podpora exportu do různých formátů umožňuje dobře dál pracovat s daty kontaktů, položek a faktur, které si uložíte. Fakturační software Vyfakturuj také spolupracuje s mnoha daňovými programy, platebními branami, bankami i s e-shopy. Pro vlastní napojení můžete využít API s dostatečným limitem dotazů i možností dokoupit si další.
Samozřejmostí jsou přehledné statistiky a grafy. Celkově se tento fakturační systém hodí pro větší i menší firmy a podnikatele. Ovládání je snadné a rozhraní hezky přehledné. Za pochvalu stojí také dobře fungující zákaznická podpora.
Fakturoid – levný povedený fakturační nástroj
- Nízká cena a sleva pro začínající podnikatele
- Integrace velkého počtu nástrojů
- Mnoho funkcí automatizace a daňových povinností
- Dobře vybavený free účet
- Snadné a praktické ovládání
- Přístup pro více uživatelů je placený
- Před začátkem fakturování povinné uvést údaje
- Chybí telefonická zákaznická podpora
Fakturoid je fakturační nástroj s příznivou cenou, která ale není na úkor moderních funkcí. Fakturoid dokonce patří v tomto ohledu mezi špičku. Podporuje správu jedné firmy a přístup jen pro 1 uživatele + účetní (další je nutné zakoupit). Hodí se proto spíše pro menší a střední firmy, kterým však nabídne opravdu nadstandardní služby.
Fakturační software Fakturoid vyniká v automatizaci a patří mezi rekordmany, co se týká integrace dalších aplikací i funkcí pro vyřizování povinností pro stát (DPH, odvody, daň z příjmu, kontrolní a souhrnné hlášení a další). Najdete zde i převodník měn či samostatně placené vytěžování faktur. Dokáže ušetřit mnoho času a má snadné ovládání.
Za pozornost stojí free účet Fakturoidu. Samozřejmě má jistá omezení, ale mezi konkurencí patří k nejlépe vybaveným a použitelný. Doporučujeme ho jako nejlepší program na faktury zdarma. Nechybí ani zkušební období 30 dnů na vyzkoušení. Začínající podnikatelé uvítají slevu 50 %.
- Unikátní funkce: pošta, kniha jízd, vytěžování faktur atd.
- Spolupracuje s mnoha e-shopy a službami
- Dobrá automatizace
- Praktická správa databází
- Bez API limitů k e-shopu a bez limitu počtu uživatelů
- Málo formátů pro export
- Záloha, pomoc s API, rozšířený import placené od hodiny
Fakturační program SuperFaktura zvládá hned několik funkcí. V první řadě slouží jako fakturační nástroj, ale zároveň také jako kniha jízd nebo za vás bude ručně posílat faktury ve fyzické podobě. Tyto služby jsou sice placené samostatně a nejsou součástí tarifu, avšak je praktické je mít všechny pod jedním profilem.
V některých věcech funguje SuperFaktura trošku manuálně – například obnovu dat ze zálohy nebo importy provádí zákaznická podpora ručně s platbou od hodiny. Avšak běžné funkce má plnohodnotné a dokáže ušetřit mnoho času s automatizací. Je kompatibilní s velkým množství aplikací a pro napojení na vlastní systém nemá limit na počet API požadavků za měsíc.
Export je trošku omezený a je možný jen do formátů PDF a do excelu. Účet SuperFaktury je vhodný pro jednu firmu, zato v nejdražším programu nelimituje počet správců. Ovládání je snadné a v uživatelském prostředí se snadno vyznáte.
- Nízká a výhodná cena
- Podrobná nastavitelnost a oprávnění uživatelů
- Pro neomezeně firem
- Rychlá registrace zcela bez závazku a osobních údajů
- Výborné fungování s cizími jazyky i měnami
- Občas nepřesnosti v administraci
- Upgrade v průběhu tarifu jen s uživatelskou podporou
- Slabá free verze – jen 1 faktura / měsíc
- Nelze předplatit na krátkou dobu
Fakturační on-line nástroj BitFaktura vás potěší nízkou cenou. Od 69 Kč za měsíc bez limitu počtu faktur je nejlevnější službou v našem srovnání. Uživatelské prostředí je trošku zastaralejší, méně intuitivní a občas s nepřesnostmi, avšak plně funkční. Platba je bohužel možná jen na delší časové období. K vyzkoušení budete mít BitFakturu klasicky na 30 dnů zdarma.
U vyšších tarifů nelimituje počet firem, které můžete mít pod jedním účtem, a ani počet samostatných spravovaných skladů. Nástroj může používat až 10 různých uživatelů. Pro každého si lze podrobně nastavit přístupová práva. BitFaktura se tak hodí i pro větší firmy.
Zajímavými vychytávkami jsou vlastní doména nebo personalizace faktur prostřednictvím CSS. BitFaktura také vyniká prací se zahraničními měnami a cizími jazyky. Má v sobě například převodník a zvládá i dvojjazyčné faktury. Automatizace úkonů je na dobré úrovni, takže vám BitFaktura dokáže ušetřit hodně času.
Jak vybrat fakturační nástroj
Fakturační nástroj (nebo taky fakturační systém) je software, který pomáhá vytvářet, posílat a sledovat faktury či vykonávat další s nimi související operace. Jeho hlavní smysl je usnadnit papírování kolem vydaných a přijatých faktur.
- Ušetří spousty času
- Poskytnou přehled o financích
- Zajistí splňování zákonných náležitostí
- Zjednoduší práci účetním (nebo vám, pokud si děláte účetnictví sami)
Fakturační systém může mít podobu mobilní aplikace, počítačového programu nebo webové stránky, na kterou se přihlásíte. Poslední možnost je nejčastější, mnohdy i s doplňkem v podobě aplikace. Většina nástrojů dnes běží v cloudu, takže k nim máte přístup odkudkoli. To je ideální nejen pro živnostníky na cestách, ale i pro týmy z velkých firem, které si potřebují sdílet přehledy o platbách a dokladech.
Fakturační nástroje dokáží spolupracovat i s dalšími systémy – např. s vaším e-shopem, e-mailem, platební bránou, bankovním účtem, účetním systémem, kurýrními službami či externími databázemi jako je např. databáze osobních údajů na základě IČO či insolvenční rejstřík.
příklad prostředí fakturačních on-line programů
Funkce
Při pořízení si dobře rozmyslete, jaké nástroje budete potřebovat nyní ale také do budoucna. Nemá cenu platit zbytečně drahé cenové tarify se službami, které nikdy nevyužijete. Na druhou stranu se nebojte vyzkoušet nové praktické možnosti pro zrychlení práce.
Fakturační nástroj není jen hloupý generátor. Dokáže pracovat velmi samostatně a automaticky za vás vykonat mnoho zbytečné a zdlouhavé práce. Nyní se postupně podíváme na nejběžnější hlavní funkce, které můžete běžně u fakturačního softwaru najít:
- Úplná automatizace faktur: Vystavujete faktury pravidelně na stejné jméno a ve stejné výši? Potom za vás tento úkol fakturační nástroj dokáže převzít zcela samostatně.
- Propojení s e-shopem a účetnictvím: Přijde vám objednávka do vašeho e-shopu a systém na jejím základě sám vytvoří fakturu. Vše probíhá automaticky a bez jakékoliv vaší práce. Stejným způsobem také převede údaje třeba do účetního systému.
- Propojení s bankovním účtem / automatické párování plateb: Nemusíte ručně dohledávat faktury a pohyby na bankovním účtu. Až peníze dorazí na váš účet, započítá se faktura jako uhrazená. Zároveň tak snadno najdete takové faktury, které ještě nebyly proplacené. Kromě příchozích plateb umí fakturační systémy také evidovat odchozí platby. U pokročilých programů najdete i práci s více bankovními účty nebo rovnou s platebními bránami.
- Notifikace splatnosti: Mnohé funkce jdou v propojení s bankovním účtem ještě dál a na případné nezaplacené faktury vaše klienty samy upozorní. Také lze nastavit například upomínku blížícího se konce splatnosti nebo jen milé poděkování za zaplacení. Notifikace mohou fungovat s vaším e-mailem či přes SMS. Pokud k uhrazení požadované částky nedojde ani po několika výzvách, dokáží vás na tuto skutečnost fakturační systémy upozornit.
- Práce s měnami: Vestavěný převodník měn vám automaticky převede jednotlivé měny podle kurzu z ČNB/ECB. Nebo naopak systém kurz zafixuje na vámi stanovené částce. Některé fakturační nástroje pracují nejen se zahraničními měnami, ale také s kryptoměnami. Mezi další měnové funkce pak patří třeba nastavení počtu desetinných míst.
- Databáze a finanční správa: Příjmové doklady, výdejové doklady, zákazníci, výrobky, sklady a mnoho dalšího dokáží fakturační nástroje ukládat do databáze a následně s těmito daty pracovat a vytvářet z nich přehledné statistiky. Mezi praktické vychytávky také patří štítkování faktur pro jejich lepší třídění nebo nastavení samostatných číselných řad.
- Nápověda: Pokud se náhodou stane, že něco musíte vyplňovat ručně, pomůže vám našeptávač, který může fungovat na základě vámi zmíněné vytvořené databáze, ale také díky využívání veřejných databází – např. doplnění údajů podle IČO. Systémy pro faktury také umí kontrolovat DIČ subjekty v rámci celé EU.
- Dodržování zákonů: Různé režimy jako s/bez DPH či identifikované osoby, přidání frází o přenesené daňové povinnosti. Dále fakturační nástroje zvládnou přiznání pro paušální výdaje, přehled pro podání přiznání pro elektronický portál a generování mnoha dalších náležitostí. Také vás při vystavování faktury fakturační systém dokáže upozornit, že se blížíte k hranici obratu, nad který se musíte stát plátcem DPH, či vám ukáže průběžný výpočet odvodů sociálního / zdravotního pojištění a daně z příjmu.
příklady nabídky funkcí dle cenových tarifů
Limity a omezení cenových verzí
Stejně jako tomu tak bývá u jiného softwaru, i nástroje na fakturování jsou cenově odstupňované podle své pokročilosti. Čím více toho požadujete, tím více zaplatíte. Zcela nenároční uživatelé jako malí freelanceři bez potíží najdou pro sebe ideální fakturační nástroj dokonce zcela zdarma.
Hlavním limitem bezplatných verzí je počet vystavených faktur. Ten bývá často regulován počtem vašich kontaktů – a logicky, pro čím méně lidí (nebo firem) můžete fakturu vytvořit, tím méně jich bude. Limit počtu kusů vytvořených faktur za měsíc není tak častý, ale také se s ním můžete setkat.
Jednotlivé cenové varianty fakturačních nástrojů se od sebe pak odlišují také počtem uživatelů, kteří mohou systém obsluhovat. Někdy se můžete setkat s maximálním limitem (např. 10 správců u prémiových tarifů), jindy jsou další uživatelé za samostatný příplatek bez ohledu na zvolený cenový program. Některé systémy pro faktury umožňují také nastavit oprávnění uživatelů.
Bezpečnostní prvky
Fakturační nástroj má přístup k mnoha údajům. Z tohoto důvodu není od věci, pokud služba umožňuje dvoufázové ověření přihlášení (2FA) či SSL, aby se nikdo nepovolaný nedostal k datům. Jako zabezpečení proti zneužití ze strany zaměstnanců firmy lze u některých fakturačních služeb nastavit přístupová práva.
Základem bezpečného používání je také možnost zálohování. Fakturační nástroje sice dbají na bezproblémovou dostupnost dat, avšak i u sebespolehlivějšího poskytovatele služeb je vždy lepší mít pojistku. Rozhodně se tedy hodí možnost exportovat data ze systému a uložit si je samostatně například na disk nebo do cloudového úložiště.
Na co si dát při výběru pozor?
Námi recenzované fakturační nástroje jsme do detailů otestovali, abyste měli jistotu, že v sobě nemají žádné záludnosti, které by vám zkomplikovaly používání. Přesto je dobré vědět, co dalšího byste si při výběru měli pohlídat.
- Ceny bez DPH: V cenové nabídce najdete zpravidla uvedenou cenu bez DPH. Většina zákazníků jsou totiž větší komerční subjekty. Pokud jste ale malý podnikatel nebo freelancer, který neplatí DPH, nebude pro vás cena konečná.
- Lokalizace: Pohlídejte si, zda je nástroj určený pro český trh, tedy komunikuje česky, používá českou měnu a další místní náležitosti jako DPH a správné zákonné náležitosti. Zahraniční fakturační služby nemusí plně český trh podporovat. Pokud budete potřebovat také fakturování pro zahraničí, zkontrolujte si, zda daná služba zvládá minimálně cizí měny a jazyky.
- Aktuálnost: Mění se legislativa, mění se časem i technické požadavky a fakturační systém s nimi zákonitě musí držet krok. V tomto ohledu jsou větší sázkou na jistotu dlouhé životnosti a spolehlivého sledování trendů již zavedené větší společnosti.
- Jednoduchost: Fakturační systém by vás neměl nutit stát se profesionálním účetním. Ideálně byste měli rozumět všem pojmům, popřípadě velmi rychle najít nápovědu. Vytvoření faktury a podobné základní funkce by měly být velmi intuitivní. Dobrou zprávou je, že s přehledností rozhraní většinou fakturační systémy problém nemívají. Tím ovšem kapitola jednoduchosti nekončí. Zcela zásadní je i bezproblémové napojení na další systémy bez složitého nastavování.
- Podpora: Pokud něco přestane fungovat nebo budete potřebovat radu, měli byste mít možnost se obrátit na uživatelskou podporu. Praktické jsou také nápovědy nebo FAQ.
- Poplatky: Dávejte si pozor, zda je cena konečná, nebo zda jsou některé funkce placené samostatně dle objemu používání. Pokud se jedná o funkci, kterou budete využívat ve velkém rozsahu, mohl by se vám nakonec provoz fakturačního nástroje výrazně prodražit oproti původnímu plánu.
- Přechod na jiný nástroj: Jak již bylo výše řečeno, data by mělo jít ideálně exportovat. Všímejte si ale i samotného formátu. Speciální vlastní soubory jen těžko použijete pro práci v jiných systémech, pokud byste chtěli v budoucnu fakturační nástroj změnit. Také si dopředu zjistěte, co se stane s vašimi daty, pokud přestanete službu používat a zda se k nim ještě někdy budete moc vrátit.
Diskuze a zkušenosti